大のブログ

日々感じたことを書いていこうと思います。書くことで誰かの役に立てれば。

午後休のススメ

みなさんの会社には午前のみ休みとか、午後のみ休みを取れる制度ってありますでしょうか?ぼくは4年ほど前から自分の会社でこの制度を使って休みを取っているのですが、午後休はなかなか良いので紹介したいと思います。

 

平日の空いている時間を有効に使える

午後休を取った日は12時過ぎまで働いてからオフィスを出ます。その際、ランチを食べに外に出る会社の人と遭遇しないように、12:15くらいにエレベーターに乗るように心がけています。

外に出たら、土日は混んでいるので行くのが億劫な皮膚科、耳鼻科、歯医者などで定期検診を受けに行くことが多いです。平日なので受付けてからさほど待たされずに診察してくれます

病院の定期検診が終わると時間は13時くらいなので、事前に探しておいた店でゆっくりランチを食べます。ランチのピークタイムを外しているので、人気の店にも比較的入りやすいです。

その後帰宅し、家で少しゆっくりしてからジムに行きます。マシーン、フリーウェイトで適度に身体を動かし、ストレッチ→サウナでリフレッシュします。水曜日あたりにこれをやると結構リフレッシュできて、残りの平日に仕事を頑張ることができます。

最近はあまりないですが、以前はランチの後に美術館や映画館に行くこともありました。同様に平日なので空いていて快適です。

 

朝はいつも通り起きるのでリズムが崩れない

午後休を取ることの良さの1つに、午前中はしっかり定時に出社しなければいけないので起床時間が通常の平日と変わらないことがあります。そのため、翌日以降も睡眠、起床のリズムが崩れにくいです。

いや、それではゆっくり眠れないので休めないのでは?思われるかもしれません。私の午後休の考え方は、朝はいつも通り起きてしっかりと午前中に仕事をし、午後にゆっくり休むのがいいと思っています。もし午後に疲れを感じたら、ランチの後に帰宅して寝るか、カフェで昼寝をするのがいいかもしれません。

 

午前中にしっかりとアウトプットすれば仕事に遅れをとりすぎない

ランチを食べてからエネルギーが全開になるという人もいるかもしれませんが、多くの人はまだあまり働いていない午前中に集中できるのではないかと思います。午後休の良さは集中できる午前中はしっかりと働くため、半日は効率よくアウトプットできる点です。そのため、丸一日休む時と比較して仕事にそこまで遅れが発生しません。また、12時までしか働けないというタイムリミットが設定されているので、いつも以上に集中できる気がします。

仕事の状況がどうなっているか不安な方は、ノートPCを持ち帰り夜にメールチェックだけ済ませておくと翌日からの仕事がスムーズだと思います。休み感を出すためにはメールのチェックとタスクの洗い出しだけしておいて、実作業は翌日にするのがいいです。

 

午前休はあまり良いとは思えない

同じようなことが午前休でもできるのではないか?と思われるかもしれませんが、以下の理由で午前休はオススメしません。

  • 朝遅くまで寝ちゃいがち

明日は朝早く起きなくてもいいんだと思っていると、どうしてもいつもより多めに寝てしまいがちです。そうすると睡眠のリズムが狂い翌日からの仕事がきつくなります。

  • 昼の途中から会社に入りづらい

これは意識の問題かもしれませんが、昼にカバンを持ってオフィスに入るのはなんとなく気がひけます。あれ、今来たの?と思われているような気がして。それと比べると午後休はあまり人に気づかれずスッといなくなることができます。

  • なぜか疲れるのが早い

午前中休んでいるのにも関わらず、個人的には疲れるのが早いと感じます。ランチを食べて血糖値が上がったところから仕事がスタートするので、あまり集中できないのかもしれません。あまり仕事が捗らず遅くまで残業してしまいがちです。

 

数ヶ月間のハードなプロジェクトを終えたあとに1週間くらい休暇を取るのもリフレッシュのやり方としては良いと思います。でも、多少プロジェクトに余裕があるのであれば、普段のリズムを崩さずに週次でリフレッシュできる午後休を一度取得してみてはいかがでしょうか?

時間帯を入れ替えるだけで生活タスクが楽に実行できる

先週、今週と生活タスクの順番を入れ替えたところ、以前よりだいぶ楽に実行できています。

だいたい僕は土曜日に部屋の掃除機がけ、洗面台の掃除、トイレ・風呂掃除などの生活タスクを一通りこなしています。土曜日はジムに行くこともあり、ジムの疲れで生活タスクをやる気がしなく日曜日に先送りすることが度々ありました。時間帯を入れ替えたところ先送りがなくなったので、改めて時間帯によるタスク実行の効力のすごさに気づいたところです。

 

 

変更前の時間割

12:00 ~ 13:00 昼食

13:00 ~ 14:00 昼寝、読書

14:00 ~ 16:00 ジム

16:00 ~ 17:30 掃除機がけ、洗面台の掃除、トイレ・風呂掃除(身体がキツい。やりたくない、、)

 

変更後の時間割

12:00 ~ 13:00 昼食

13:00 ~ 15:00 洗面台の掃除、トイレ・風呂掃除、読書、掃除機がけ、その他

15:00 ~ 17:00 ジム

 

昼食後すぐに生活タスクをこなすことで、眠くならないという良さも実感。

 

生活タスクの時間割作成方法

私は仕事はTaskChute2(Excel)、生活はTaskuma(iOSアプリ)を使いタスクを管理しています。どちらも「タスク実行時間帯」という考え方があり、自分の生活リズムに合わせて時間割を作成することができます。

Taskuma --TaskChute for iPhone

Taskuma --TaskChute for iPhone

  • Sayaka Tomi
  • 仕事効率化
  • ¥3,600

apps.apple.com

 

アプリを導入しなくても、時間帯を変えてタスクを実行してみると面倒だったことも結構簡単に実行できるようになるのでおすすめです。

締め切りを意識し過ぎずリラックスして仕事する

先日、木剣の稽古で印象に残るアドバイスがありました。演武に入るとき、遠くの壁の木目や窓枠に意識を集中させて自然と構えるといいというものです。

合気道を5年間やっていて、木剣は初段稽古になって初めて練習し始めました。八方に対して切る、突くの演武を行うもので簡単そうに見えてかなり難しいです。何が難しいかというと、順番を意識し過ぎて1つ1つの動作が曖昧になってしまうんです。真っ直ぐ振り下ろして、左足を前に出して身体を上げると同時に真っ直ぐ剣をつく、、と。

先生が指摘するところによると、そういう状態になっていると眉間にシワが寄っていたり動きが硬くなるため、見ていてすぐに分かるようです。そうならないためにも、遠くに意識を集中してリラックスして構えるといいようです。

 

 

仕事でも終わらせようと意識し過ぎると無駄な力が入る

仕事でも「これを今日何としても終わらせるぞ!」と意識し過ぎてしまうと身体に力が入り夕方頃には疲れてしまいます。自分がよくやってしまうのは、意気込み過ぎて身体が前のめりになり首や肩を痛めてしまうことです。姿勢が悪くなった状態で集中して長時間しまうのでとても疲れがたまります。

一昔前はプログラムを組んでいて締め切りが迫っているときは、ひどいと息が上がって入れ込み過ぎの馬のような状態になってしまうことがありました。

意気込んで効率よく仕事ができているかというとそうでもないです。

 

ただ淡々と仕事を実行しても仕事は進む

最近合氣道の教えを元に、あまり終わらせることを意識することなくただその場で考えて実行するということを実践しているのですが、結構いい具合に仕事ができてきている感じがあります。以前よりも疲れなくなりましたし、あと、周りから割り込みの仕事が来てもイライラせずに冷静に対処できるようになったのが大きいと感じます。

調査の作業なら何をどう調査していくか手順を書いて順に調査する。プログラミングならどういう処理をどう分割するか考えてプログラムを書く。資料作成ならどういう構成で書いていくか考えて1つ1つ書いていく。何をすればいいか考えてからただ実行するだけですが、仕事は少しずつ進んでいきます

もちろん何かをやり遂げようという気持ちは大事ですが、意識しすぎるとどうも身体に無駄な力が入るようなんです。合氣道の教えによると、無駄な力が入っているということは氣が滞るということになります。つまるところ、リラックスして仕事すると一番効率良く仕事ができるのではないかと思います。

本質を理解するように心がけるとアドバイスが響く

先日合氣道の外部講習に行って武器取りの稽古を受けてきました。武器取りとは短刀を想定した攻撃を受けたときに、受け流したり関節を極めたりして最終的に相手の手から短刀を抜き取るといったものです。(稽古は木刀で行います。)

いつもとは違う道場に行き、そこに各地の道場の生徒が集まって1人の先生に教えてもらいます。外部講習の面白さは同じ道を目指している人達が集まって一緒に稽古をすることと、1つのテーマに特化して集中的に特訓ができることかなと感じています。

今までに4回ほど外部稽古に参加して思ったことは、先生によって技の教え方が少し違うということです。ただ、この間の外部稽古でふと気づいたことは、いつも教えていただいている先生と言っていることが多少違っていても、本質は同じだなということです。

 

 

先生によって方針は違うが本質は同じ

細かいフォームなどの教え方は先生によって微妙に違うことがあります。しかし、「相手に対して真っ直ぐに入っていく」だったり、「しっかりと関節を極めてから相手を導く」といった本質的なことは同じです。

一緒に行った道場の仲間は「いつも先生が言っていることと違う!」と戸惑っていましたが、そもそもこの技はどういう原理なのかということを考えていけば相手の言っていることの意図も理解できてきます。

 

職場でも人によって言っていることが違うことはよくある

仕事で誰かにアドバイスを求める時も、人によって言ってることが違うことってあると思います。これは誰かが嘘をついている訳ではなく、それぞれの経験に基づいて話をしているためです。人によって経験の仕方が異なりますし、それを噛み砕いて人に伝えるレベル感も違うのでこういうことが起きます。

新人のときは人によって意見が違うと結構困った経験があります。一体誰の言ったことを信じればいいのだろう、あの人にアドバイスをもらったけど実行しなくて大丈夫かな?など。慣れてくると2人の言っていることを総合するとこういうことだな、と多少人によって言っていることが違っても重要なことが何なのか見えてきます。

 

実践の中で本質を見つけていく作業は楽しい

長く働いていると、ふと新人のときに先輩が言っていたアドバイスの意味に気づく瞬間があります。経験から言うと、そういう瞬間は自分でいろいろと調査をして基礎的な理論を理解できたときに起きることが多い気がします。自分の中でしっかりと噛み砕くことが大切なのかなと。

当時はいつも怒られていたためにイライラしていて、せっかくのアドバイスも全然響かなかったのですが、いろいろと大切なことを教えてくれていたのだなと思います。 

合氣道、仕事ともに何度もやってみて身体で覚えていくというのは共通していて、難しくもあり楽しいことでもあります。

迷っているときは頭の中にあることをすぐに書き出す

仕事でハマった時にありがちなのですが、あれこれ調べた挙句何も分からずとても無駄な時間を過ごすことがあります。ひどいと当初の目的とズレたことをしていたり。

仕事をする中で迷いがあるときに僕が実践していることは、動き出す前に頭の中の考えをすぐに書くことです。

 

迷ったら紙に書き出す

初めに紙に悩んでいる内容を書き出そうと思ったのは、ゼロ秒思考を読んでからです。紙に1分以内くらいで素早く頭の中の内容を書き出すというやり方は当時(5年前くらい)とても新鮮で、著者のセミナーにも何度か参加しました。セミナーで実際に演習してみると、そのスピードは予想以上に速くてビックリしたのを覚えています。このスピードで物事を考えていけば頭は良くなるよなーと納得していました。

 

ゼロ秒思考 頭がよくなる世界一シンプルなトレーニング

ゼロ秒思考 頭がよくなる世界一シンプルなトレーニング

 

紙に書く習慣が当時薄れていてなかなか慣れなかったのですが、続けていくうちにコツも掴んで、悩んでから解決策のスピードが速くなった実感があります。

最近は紙に書くことは少なくなって、テキストエディタにリスト形式で書いています。やはり紙は保管とその後の検索に問題があり、自分はテキストエディタで同じように頭の中の考えを書いてフォルダに保存する方式にしています。何か図を伴うとき(システム構成図などを書くとき)は紙の方がいいため、紙とテキストエディタの使い分けをします。

 

どれくらい作業をしているのか確認する

テクニカルサポートで調査に没頭していると、どれくらいの時間を使っているのか気づかないことが多いです。効率良くポンポンと調査ができているときはいいのですが、筋違いなことを調べて無駄な時間を過ごしたということも結構あります。長時間調べて何もヒントが見つけられないと悔しいので、更に調べて時間を無駄にしてしまう、、

一定時間以上作業を継続していると、どうしても集中力が落ちているのかなと思います。これを防ぐいい方法として、自分がどれくらい作業をしているのか確認するといいと思います。自分の最大集中時間を50分と定めたのなら、50分を過ぎたら強制的に休憩に入ります。

僕はTaskChute2というツールを使って一日のタスクを管理しています。このツールはExcelを見ると設定した見積もり時間まであとどれくらいか表示されるようになっています(もしかしたらアドインが必要かも)ので、これを参考にして休憩を取ります。

タイマーを使ってポモドーロを実践すればより本格的な気がしますが、そこまでやるのは億劫だなと思っています。

cyblog.biz

 

 

新しい仕事をするには誰かに自分の仕事をできるようになってもらう必要がある

違うチームに移りたいのにマネージャーが許可してくれない、早く新しい仕事がしたいと思うことはないでしょうか?

私も過去に希望していないテクニカルサポートのチームに3年半ほどいたことがあり、どうにかしたいともがいていた時期があります。

その時に気づいたことですが、新しい仕事をするには「希望しているチームに必要な能力を身につけてアピールする」「他のチームで人が足りていない状況」といった要因の他に、「誰かに自分の仕事をできるようになってもらう必要がある」と思いました。

 

 

チームがギリギリ回せる余裕がないとチームを離れることができない 

基本的にチームはやや余裕がある〜ギリギリ仕事を回すことができる範囲のメンバーで構成されていることが多いと思います。あまりに人が多いと人件費が無駄になりますし、少なすぎると仕事が回らなくなります。組織を継続させる観点からいうと、ギリギリ仕事が回る + @できるくらいがいいのでしょうか。

マネージャーの視点でいうと、チームに全く余裕がないのにメンバーを放出することは避けたいと思います。そうなると、誰か新しい人をチームに加えて育てないとまず自分が抜けるのは難しいです。 

 

自分しかできない定期タスクを持っていると手放しづらい

また、誰かをチームから放出することを考えたとき、「これはあの人にしかできない仕事だよね」といった、どうやるのか誰も分からないタスクを持っていると手放しづらいと思います。今の会社で6年半ほど働いてみて、特定の人しかできないタスクはけっこう多いんだなと思いました。特定の顧客のみに行う月次の定期作業、案件独自のツールを使った保守作業など、顧客に自社パッケージを提供するなかでいろいろとマイナーなタスクがあります。

こういったタスクは、一度やると大体次も同じ人が任されることが多いです。結果的に特定の人しかやったことがない作業になり、他の人には分からない作業となります。

 

引き継ぐにはしっかりとした手順書が必要

こういう事態を避けるためにも、社内ではマイナーなタスクだとしても手順書を作っておきたいです。手順書には、準備することや前提条件は何で、どの資料を参照して、どんな手順で作業するのかを記載します。それぞれの手順はスクリーンショットを取って視覚的にも分かりやすくします。作業が初めての人でもこれを見れば1人でどうにかできるといった詳細なレベルまで作り込むとベストです。過去の経験から、こういう問題が起きたときはこうするといったQ&Aも入れておくと役に立ちます。

また、手順書はExcel、Wordなどで作成して履歴を付け、いつどのような変更があったか分かるようにするのがおすすめです。いつからこういう仕様になったの?と疑問に思うことはけっこうあります。

手順書ができたら、次の作業のタイミングでチームメンバーと一緒にその手順に沿ってマンツーマンで教えます。そこで手順に抜け漏れがあれば直します。次回は手順書に沿って1人で作業をしてもらい、不明点があれば聞いてもらうようにします。それ以降は1人でできるはずなので、無事に自分しかできないタスクが引き継げたことになります。

 

定期タスクはチームでリピートすると不公平感がなくなる

私が所属しているテクニカルサポートチームのように、定期的なタスクが多くある場合はチームで交代制で行うことを検討してみましょう。

単純な定期タスクはだいたい新卒1、2年目の人が年間を通して行うことが多いかなと思います。その下に後輩ができたら引き継いで、その人がそこから1年間行う伝統のようなもの。新人はまだできることが少ないので定期タスクを任されるのですが、あまりにも雑用が多いと新人もやる気がなくなってきます

どうにかチームで楽に定期タスクをリピートすることができないかなと考え、私はRedmineというタスク管理ツールとExcelを組み合わせて仕組みを作りました。それぞれのツールの役割は以下になります。

  • Excel・・・1年分の定期タスク担当表。何月に誰がどの定期タスクを実行するか記載する。
  • Redmine・・・定期タスクの一覧。定期タスクごとにチケットを作成し、担当者、期日を把握する。

定期タスク実行までの手順は以下のとおりです。(3,4は繰り返し)

  1. まずはExcelで1年分の定期タスク担当表を作ります。横軸に日付、縦軸に定期タスクと担当者を記入し、定期タスクの実行日と担当者がクロスするところにマークをつけます(★を付けたり背景色を変更する)
  2. 次にRedmineに定期タスクのチケットを作成します。1チケット1定期タスクのルールで作成し、チケットの説明欄に手順(手順書のパス)と実行時間を記入します。定期タスクの担当者には初回の担当者をアサインします。
  3. 担当者はRedmineのマイページから自分の定期タスクがあるかどうかを確認し、実行日になったら(期日前に)定期タスクを実行します。 
  4. 定期タスクを実行したら実行した旨をチケットに記載します。Excelの定期タスク担当表から次回の担当者を確認し、期日、担当者を変更したら作業が完了です。

     

定期タスクの実行忘れを防ぐために、週次または月次のミーティングで定期タスクの棚卸しをすると効果的です。個人に任せておくとどうしても忘れてしまうので、1つ1つタスクを確認し、担当者と期日をチームで確認した方がいいです。そのミーティングの前日にタスクを急いで終わらせて、チケットを更新する後輩は多いです。

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Redmine

 

ツールを作って作業時間を短縮するとより良い

手順が確立されているタスクはツールを作成して効率化できる可能性があります。Excelでデータを取り込んで、集計して表にするといった作業などは、Excelマクロなどを活用して自動化ができます。ある程度技術力が必要なので、本を読んで学習してからチャレンジしてみるか技術力がある人に頼んでみるといいと思います。

 

定期タスクをやらなくて済むように業務を再構築できると最高

そもそも定期タスクというのはない方がいいと個人的には思っています。業務の中でどうしてもやる必要があって定期タスクになっているのですが、組織として業務のあり方を考えて定期タスクをやらない方向に持っていけたら最高だと思います。

これはチームを巻き込んであるべき姿の定義、業務フローの作成、課題の洗い出し→解決する優先度付け、解決策の検討などいろいろと行う必要があるので、より高度なやり方です。

チームに配属されてから日が浅いと、今の仕組みになった経緯やチームの課題がまだ見えていない状況だと思うのでなかなか難しいです。また、あまりチーム内の信頼を得ていない状況で「何でこんなことやる必要あるんですか?」といった意見をすると反感を買いますので気をつけた方がいいです。

 

誰かに自分のタスクをできるようにしたり、業務の効率化をすることは、自分が楽をするために始めたとしても他の人の役にも立つものです。こういった地道な作業を評価してくれる人もいるのでやる価値はあると思います。

無理のないスケジュールでプロジェクトを楽しく回す

小さめの(2ヶ月程度)プロジェクトで久しぶりにプロジェクトリーダーを担当することになりました。ホームページで利用しているナレッジシステムをリニューアルするというプロジェクトです。プロジェクトリーダーとしてWBSを作成中なのですが、スケジュール作りって考えることが多いなと改めて思いました。今までプロジェクトリーダーを何度かやってみてプロジェクト管理に失敗したことを踏まえて、プロジェクトを進める上で意識していることを書いてみます。

 

他のタスクとの前後関係を考える

Excelやタスク管理ツールを使ってひと通りスケジュールが作成できたら、各タスクの前後関係に矛盾がないかを調べます。スケジュールが矛盾しているかどうかは他のタスクとの関係を考えると気づきやすいです。例えばタスクAとBがあって、Aが終わらないとBができないはずなのにBの方が先に始まっているというのは分かりやすい間違えです。

 

無理しすぎていないか再考する

私は2社目の会社で請負開発をしている時からそうなのですが、自分の開発タスクを過少に見積もりがちです。そこまで自分の腕に自信があるというわけでもないですが、これくらいでできるだろうと思って引いた線が後々振り返ると実績と比較してほとんど短いんです。

大抵の人は自分のタスク実行時間を少なく見積もりがちなのでしょうか?実感からするとそんなような気がしています。

短い線を引いてその範囲で終わらないと後続のタスクが遅れますし、何より自分に余裕がない状態になるので多いかなと思うくらいで見積もっておいていいと実感します。

 

タスクが滑らかに流れているかを考えて仕上げる

抽象的な表現ですがタスクが滑らかに流れているかを考えて、スケジュールをブラッシュアップします。自分が依頼して、他のチームの人が確認をした上で修正する時間が取れているかなど。プロジェクトに関わる人が多くなると、人と人、チーム間の流れを意識することが多くなると思います。 

ここでも意識することは無理がないかどうかという点です。自分のタスクだけではなく、他の人のタスクもしっかりと準備や確認の時間が取れているかを意識しないと、プロジェクトを進めて行く中で待ち時間が発生してプロジェクト全体が遅れます。

 

進捗は小まめにチェックする

過去に新卒3年目の後輩と、2ヶ月程度のシステムバージョンアッププロジェクトを進めました。特に問題なく終わりましたが、プロジェクトが終わった後に後輩からもらったフィードバックで「毎日状況報告の時間が欲しかった」 と言われました。「えっ、週2の報告で足りないの?」と思いましたが、自分が若手の頃を振り返ると無理もないかなと思いました。

私はその時、ある程度タスク管理の習慣や能力を身につけていたので週に2回チーム内でスケジュールや問題の共有をすれば大丈夫だと思っていました。しかし、まだタスク管理に慣れていない後輩からすると、週に2回の報告では不安が拭えないということに気づきませんでした。

原因の一つに進捗報告の他に当時使っていたプロジェクト管理ツールがあると思います。その時はAsanaというチームのプロジェクト管理ツールを使っていました。これはチームでタスクをWeb上で共有するという使い方ではとても便利なツールです。ただ、終了日だけ指定して、開始日がいつで何日かかるタスクかを入力できません。そのため、各タスクの見積もりがまだうまくできない後輩には作業の進捗状況が見えずらく、自分がうまく進んでいるのかを測ることができなかったのかなと思います。新人向けにはMicrosoft Projectのように開始日、見積もり期間、終了日がかっちり決まっているツールを使って、毎朝進捗報告を5分行うような運用が良かったのかもしれません。

ベテランが多いチームでも、毎日進捗報告のような場を作った方が問題を共有しやすいですし、コミュニケーションが取れるので進捗は小まめにチェックした方がいいのかもしれません。

asana.com

 

プロジェクトをうまく回せていると楽しい

スケジュールを作るときはいちいち細かいことを考えないといけないので、いつも面倒くさいと思っていました。正直なところ、今でも最初のマスタスケジュールを作るときは気が乗りません。

ただ、今回記載したような思考で他のチームや人のことも考えてスケジュールをブラッシュアップしていくと、なんか芸術家っぽい気分になりあまり好きではないプロジェクト管理も楽しくなってきます

更にプロジェクトを進めていく上で常にオンスケになっているか、問題が発生したときや遅れたときにどうリカバリするかなど客観的に考え、かつ主体的にプロジェクトを回している感覚があるとプロジェクトは楽しいなと感じます。